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jeudi 20 septembre 2018
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La CAIDP, vers une procédure de bonne organisation et de gestion efficiente des archives

La CAIDP, vers une procédure de bonne organisation et de gestion efficiente des archives

La CAIDP, vers une procédure de bonne organisation et de gestion efficiente des archives

Du 14 au 16 décembre 2017, avec l’appui technique et financier de l’Unesco, bureau d’Abidjan, la CAIDP donnait rendez-vous aux archivistes, documentalistes et responsables de l’information à Grand-Bassam.

C’était au sein de l’hôtel Maffouet, pour prendre part à un atelier d’appui à la conservation et à la gestion documentaire.
Les travaux se sont déroulés en atelier et consistaient pour les participants, à mener des réflexions portant sur les deux axes suivants :

1- Conservation et gestion documentaires performantes : vecteurs de facilitation de l’accès des populations à l’information et aux documents publics.

2- Identification d’une typologie de documents publics et diffusion proactive desdits documents: gage de transparence étatique et de démocratie participative. Il s’agissait d’une part de comprendre l’importance des archives dans le bon fonctionnement des administrations publiques et d’autre part de proposer et d’adopter des méthodes d’organisation et de gestion des archives intégrant l’utilisation des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC).

Devant la vingtaine de participants issus de diverses administrations, le premier Responsable de la CAIDP, M. KEBE Yacouba, a d’abord remercié l’UNESCO pourson appui technique et financier, avant de démontrer l’importance des archives.

« Les archives représentent une richesse culturelle, intellectuelle, politique et économique sans équivalent ». Selon le Président de la CAIDP,

les archives représentent des sources d’informations fiables pour une gouvernance responsableet transparente, et jouent un rôle essentiel dans le développement des sociétés en contribuant à la constitution et à la sauvegarde de la mémoire individuelle et collective. Il a par ailleurs dépeint l’état des services d’archives de nos administrations, qu’il a qualifié de « désastreux ».

Il a déclaré qu’une visite des sites internet des vingt-neuf (29) Ministères et soixante-quatorze (74) autres organismes publics révélait que le budget, l’un des documents les plus importants dans l’appréciation de la gouvernance, n’est pas diffusé de manière proactive.

Enfin, M. KEBE Yacouba a clos son propos en rappelant l’importance de la diffusion proactive dans l’effectivité du droit des personnes à accéder à l’information tout en soulignant que la CAIDP serait très vigilante sur la question des données ouvertes et de l’archivage numérique.

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La session introductive, qui a fait suite à l’allocution du Président de la CAIDP, a été
marquée par deux (02) interventions ; celle du Président du Comité scientifique qui a
présenté sa note de cadrage et celle du Directeur des Affaires Juridiques et du
contentieux de la CAIDP, qui a fait une présentation de la loi n°2013-867 du 23
décembre 2013 relative à l’accès à l’information d’intérêt public.
Monsieur KONE Mamadou, Secrétaire Général de la CAIDP et Président du Comité
scientifique de l’atelier a présenté les deux axes sur lesquels devaient porter les
réflexions de l’atelier, pour parvenir à produire des documents fiables et consensuels
qui :
– proposent des méthodes d’organisation, de gestion et de diffusion des archives
intégrant les Technologies de l’information et de la communication (TIC) ;
– proposent une procédure commune de mise à disposition des documents publics
aux citoyens ;
– proposent des moyens de diffusion proactive qui prennent en compte les TIC.
De ce qui ressort de l’axe 1 présenté par M. KOKOU Dabla Elvis, sous-directeur de
la documentation administrative et de la recherche de la Direction des archives
nationales de CI, le système traditionnel de gestion des archives publiques en Côte
d’Ivoire est caractérisé par une prise en charge tardive des documents, l’inaction des
archivistes au cours de la phase de traitement administratif des documents et
l’impossibilité de communication aux citoyens avant le transfert aux Archives
nationales. M. KOKOU a préconisé l’adaptation du système d’archivage aux
exigences de la loi du 23 décembre 2013 relative à l’accès à l’information d’intérêt
public ainsi que la numérisation des documents à archiver.
Pour ce qui est de l’axe 2, M. AHUI Bruno Thomas, Chef d’équipe Gestion
Électronique des Documents (GED) au Ministère de la Santé et de l’Hygiène
Publique, a présenté une liste de documents publics à diffuser de manière proactive,
la catégorie des documents à communiquer sous réserve d’occultation de certaines
mentions en respectant les règles concernant les informations protégées et les
différents moyens à utiliser pour la diffusion proactive des documents ainsi que la
procédure de diffusion proactive. Pour ce faire, M. AHUI a préconisé :
✓ L’organisation préalable des documents dans les services d’archives ;
✓ La sélection des documents à diffuser de manière proactive ;
✓ La préparation des documents en vue de leur diffusion ;
✓ La communication proactive desdits documents.
Ces contributions ont favorisé l’enrichissement du document sur la typologie des
informations à diffuser de manière proactive.
L’un des moments forts de la cérémonie de clôture a été la lecture et l’adoption du
rapport final lu par Mme TANOH épse KEKEMO Affoua, Chef de service de la
Documentation et des Archives du Secrétariat Général du Gouvernement.
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Cette cérémonie a été également marquée par la présence du premier Responsable
de l’UNESCO pour la zone Afrique de l’Ouest, M. YDO Yao. « L’UNESCO œuvre
pour l’accès à l’information et soutient toute initiative qui s’inscrit dans ce sens » a-t-il
affirmé en saluant les efforts fournis par la CAIDP dans ce sens.
Le mot de clôture dit par le Commissaire EHOUAN Enoh Désiré a clos l’atelier
d’appui à la conservation et à la gestion documentaire, immortalisé par une photo de
famille.




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